Regulamin usług Qoladesign Supply Chain

1. Zasady ogólne i nasza tożsamość

Ten regulamin określa zasady, na jakich firma Qoladesign Supply Chain (w skrócie QSC) z siedzibą we Wrocławiu przy ul. Granicznej 105, świadczy usługi doradcze i techniczne. Działamy w branży logistycznej od 2017 roku. Nie jesteśmy wielką korporacją. Jesteśmy siedmioosobowym zespołem praktyków. Jeśli korzystasz z naszej strony, zamawiasz audyt lub wdrażasz z nami system TMS, zgadzasz się na poniższe warunki. Zasady te są proste, bo stawiamy na logistykę bez zbędnych ruchów. Nie lejemy wody i tego samego oczekujemy od naszych partnerów biznesowych. Naszym celem jest naprawa Twojego łańcucha dostaw, a ten dokument pilnuje, aby obie strony wiedziały, na czym stoją.

Wszelkie zapytania dotyczące tych zasad możesz kierować na adres partner@qoladesign.com. Odpowiadamy szybko, zazwyczaj w ciągu 4 godzin roboczych. Pracujemy od poniedziałku do piątku w godzinach 8:00–16:00, a w piątki do 14:30. Jeśli napiszesz do nas w weekend, przeczytamy Twoją wiadomość w poniedziałek rano. Sprawdzamy fakty na mapie i w dokumentach, więc każda nasza odpowiedź jest przemyślana.

2. Rodzaje świadczonych usług

QSC oferuje konkretne działania wspierające holdingi przemysłowe. Pierwszą z nich jest Audyt Startowy. Polega on na analizie Twoich faktur przewozowych z ostatnich 7 miesięcy. Szukamy błędów w stawkach i niepotrzebnych kosztów. Druga usługa to wdrożenie systemów TMS. Nie sprzedajemy gotowych pudełek z oprogramowaniem. Konfigurujemy narzędzia pod Twoich spedytorów i Twój konkretny magazyn. Trzeci filar to transport multimodalny. Łączymy drogę, kolej i morze tak, aby było taniej i bardziej eko. Każda z tych usług ma swój opis na podstronie z ofertą. Liczymy każdy kilometr, abyś Ty nie musiał przepłacać za puste przebiegi aut.

Pamiętaj, że nasze wyceny są wiążące przez 14 dni od ich wystawienia. Logistyka to dynamiczny rynek, więc ceny paliw czy stawek frachtowych zmieniają się szybko. Nie stosujemy ukrytych opłat. Jeśli umówimy się na Audyt Startowy za 3 950 zł, to dokładnie tyle zapłacisz za raport. Szanujemy twarde dane i Twój budżet.

3. Obowiązki klienta i dostarczanie danych

Abyśmy mogli skutecznie obniżyć koszty w Twojej firmie, potrzebujemy dostępu do faktów. Twoim obowiązkiem jest dostarczenie nam rzetelnych danych o transportach. Najlepiej w formie arkuszy Excel lub wyciągów z Twojego obecnego systemu. Jeśli dane będą niepełne lub błędne, nasza analiza nie przyniesie efektu. Sprawdzamy fakty na mapie, ale nie jesteśmy jasnowidzami. Jeśli ukryjesz przed nami część faktur, nie znajdziemy wszystkich dziur w Twoim budżecie logistycznym.

Oczekujemy też, że wyznaczysz jedną osobę do kontaktu, która zna się na Twojej produkcji. Nie potrzebujemy haseł do Twojej głównej księgowości. Wystarczą nam plany tras i koszty przewoźników. Współpraca z nami wymaga Twojego zaangażowania na etapie wywiadu (około 20 minut). Bez tego nie ruszymy z miejsca. Mniej spalin i więcej zysku to wspólny cel, który wymaga szczerości w liczbach.

4. Płatności i rozliczenia

Za Audyt Startowy płacisz jednorazowo po otrzymaniu raportu z mapą oszczędności. W przypadku wdrożenia systemów TMS stosujemy model miesięczny. Przykładowo, opłata za nadzór i wsparcie to 2 140 zł miesięcznie. Faktury wystawiamy z 7-dniowym terminem płatności. Nie lubimy biurokracji, ale cenimy terminowość. Jeśli spóźnisz się z płatnością o więcej niż 14 dni, mamy prawo wstrzymać wsparcie techniczne dla Twoich spedytorów. Nasze ceny są netto, należy do nich doliczyć podatek VAT zgodnie z polskimi przepisami.

Warto wiedzieć, że większość naszych klientów odzyskuje koszt audytu w ciągu pierwszych 3 miesięcy. To nie jest obietnica bez pokrycia, to statystyka z naszych 124 zrealizowanych projektów. Jeśli jednak nie wdrożysz naszych zaleceń, oszczędności same się nie zrobią. Płacisz za naszą wiedzę i czas naszych analityków, a nie za magiczne rozwiązanie problemów bez Twojego udziału.

5. Odpowiedzialność i gwarancje

Nasza odpowiedzialność jest ograniczona do rzetelności przeprowadzonej analizy. Jeśli w raporcie pomylimy się w obliczeniach, poprawimy go za darmo w ciągu 48 godzin. Nie odpowiadamy jednak za czynniki zewnętrzne, na które nie mamy wpływu. Jeśli ceny diesla skoczą o 30% w tydzień, Twoje koszty transportu wzrosną mimo naszej optymalizacji. Liczymy każdy kilometr, ale nie sterujemy cenami na rynkach światowych.

W przypadku systemów TMS odpowiadamy za to, aby oprogramowanie działało zgodnie z konfiguracją, którą wspólnie ustalimy. Nie bierzemy odpowiedzialności za błędy Twoich pracowników, którzy mimo szkolenia źle wpiszą wagę ładunku do systemu. Nasza rola to dać Ci sprawne narzędzie i instrukcję, jak z niego korzystać. Logistyka bez zbędnych ruchów to też branie odpowiedzialności za własne błędy operacyjne.

6. Własność intelektualna i poufność

Wszystkie raporty, audyty i metody liczenia śladu węglowego, które od nas otrzymasz, są własnością QSC. Możesz z nich korzystać wewnątrz swojej firmy i holdingu. Nie masz jednak prawa sprzedawać ich dalej ani udostępniać naszym konkurentom. Nasze autorskie arkusze analityczne to efekt lat pracy Marka, Piotra i całego zespołu. Chronimy nasze know-how tak samo, jak chronimy Twoje dane o kosztach.

Z drugiej strony, my gwarantujemy pełną poufność Twoich danych handlowych. Nigdy nie powiemy nikomu, ile dokładnie płacisz za transport komponentów do fabryki w Oleśnicy. Możemy jedynie wspomnieć w naszym portfolio, że pomogliśmy firmie z Twojej branży osiągnąć wynik 14% oszczędności, ale bez podawania szczegółów, które mogłyby zaszkodzić Twoim negocjacjom z przewoźnikami.

7. Rozwiązanie umowy i reklamacje

Umowy na stały nadzór TMS możesz wypowiedzieć z zachowaniem miesięcznego okresu wypowiedzenia. Nie chcemy trzymać nikogo na siłę długimi kontraktami. Jeśli uważasz, że nasza usługa nie spełnia Twoich oczekiwań, masz prawo do reklamacji. Napisz do nas konkretnie, co jest nie tak. Rozpatrzymy takie zgłoszenie w ciągu 7 dni roboczych. Zawsze staramy się dogadać po ludzku. Jesteśmy z Wrocławia i dbamy o naszą lokalną reputację. Jeśli faktycznie popełnimy błąd, przyznamy się do niego i zaproponujemy rozwiązanie, które będzie fair.

8. Prawo i rozstrzyganie sporów

Wszelkie spory będziemy starali się rozwiązać polubownie przy kawie w naszym biurze lub na spotkaniu online. Jeśli jednak nie dojdziemy do porozumienia, sprawę rozstrzygać będzie sąd właściwy dla siedziby Qoladesign Supply Chain we Wrocławiu. Obowiązuje nas polskie prawo. Ten regulamin jest ważny od marca 2025 roku i zastępuje wszelkie poprzednie ustalenia ustne. Mniej spalin, więcej zysku i jasne zasady – to podstawa naszej współpracy.