Audyt kosztów transportu – jak go zrobić samemu?

Krok 1: Eksport danych i czyszczenie Excela

Zacznij od pobrania pełnej listy operacji z Twojego systemu ERP lub TMS z ostatnich 14 tygodni. Potrzebujesz czystych danych bez marketingowego lania wody – interesuje Cię tylko to, co faktycznie wyjechało z rampy. W sierpniu 2024 roku pomagaliśmy małej firmie z Wrocławia uporządkować taki arkusz i znaleźliśmy 23 dublujące się wpisy, za które przewoźnik wystawił podwójne faktury, bo system nie wyłapał błędu przy zmianie numeru zlecenia. To pokazuje, że nawet najprostsze sprawdzenie tabeli może przynieść natychmiastowe oszczędności.

Podziel swoje transporty na grupy: krajowe, międzynarodowe i drobnicowe. Skoncentruj się na trasach, które powtarzają się najczęściej, bo tam potencjał oszczędności jest największy. Jeśli wysyłasz towar do Poznania 3 razy w tygodniu, to każda złotówka urwana z ceny za kilometr sumuje się do konkretnej kwoty na koniec kwartału. Sprawdzamy fakty na mapie – sprawdź, czy odległości podawane przez przewoźników zgadzają się z realnym przebiegiem trasy w Google Maps z uwzględnieniem ograniczeń dla ciężarówek powyżej 12 ton.

Logistyka bez zbędnych ruchów zaczyna się od porządku w dokumentach, a nie od drogich systemów.

Krok 2: Analiza wypełnienia przestrzeni ładunkowej

Puste przebiegi i niewykorzystane miejsce w naczepie to najdroższe błędy w logistyce produkcji. Przejrzyj specyfikacje wysyłkowe z okresu od lipca do września 2024 roku. Jeśli regularnie wysyłasz 8 palet autem o ładowności 12, to płacisz za powietrze, które jedzie w środku. W jednym z zakładów produkcyjnych, z którymi pracujemy, zmiana harmonogramu wysyłek z wtorków na środy pozwoliła na konsolidację 3 małych ładunków w jeden pełny transport. Zaoszczędzili na tym 2 850 zł miesięcznie bez żadnych inwestycji w nową flotę.

Mniej spalin, więcej zysku – to nie tylko hasło, to matematyka. Sprawdź, ile razy w ciągu ostatnich 47 dni zamawiałeś transport 'na już', bo produkcja przyspieszyła. Takie zlecenia typu spot są zazwyczaj o 20-30% droższe niż te planowane z wyprzedzeniem. Jeśli udział transportów awaryjnych przekracza 12% Twoich wszystkich wysyłek, to znaczy, że problemem nie jest cena transportu, ale planowanie produkcji wewnątrz zakładu. Audyt musi pokazać te wąskie gardła, żebyś mógł je wyeliminować w kolejnym miesiącu.

Krok 3: Weryfikacja stawek dodatkowych i postojowych

Czas spędzony przez kierowcę na Twojej rampie to ukryty koszt, który prędzej czy później wróci do Ciebie w postaci wyższych stawek bazowych. Przeanalizuj godziny wjazdu i wyjazdu aut z Twojego zakładu z ostatnich 2 miesięcy. Jeśli średni czas oczekiwania na załadunek wynosi więcej niż 2 godziny i 14 minut, przewoźnicy zaczną doliczać kary postojowe. W październiku 2023 widzieliśmy przypadek, gdzie firma płaciła średnio 450 zł tygodniowo za przestoje, o których zarząd nawet nie wiedział, bo faktury były opisywane jako 'koszty logistyczne'.

Sprawdź też wszystkie pozycje opisane jako 'inne' na fakturach od spedytorów. Często kryją się tam opłaty za mycie naczepy, zabezpieczenie ładunku pasami (które powinny być w cenie) lub dopłaty za wjazd do stref ograniczonego ruchu. Liczymy każdy kilometr, ale też każdą dodatkową opłatę. Jeśli w ostatnim kwartale suma tych 'dodatków' przekroczyła 1 800 zł, to czas na renegocjację umowy ramowej. Dobra umowa to taka, w której cena końcowa jest przewidywalna i nie puchnie o 15% po doliczeniu drobnych usług.

Swoją drogą, większość przewoźników wcale nie oszukuje celowo – po prostu ich systemy bilingowe automatycznie doliczają stawki standardowe, o których Ty mogłeś zapomnieć przy negocjacjach.

Średni czas oczekiwania powyżej 2 godzin to znak, że Twój magazyn generuje ukryte straty.

Krok 4: Porównanie z rynkiem bez lania wody

Na koniec weź swoje najczęstsze trasy i wyślij zapytanie ofertowe do trzech innych firm spedycyjnych. Nie rób tego po to, żeby od razu zmieniać dostawcę, ale żeby poznać realną wartość rynkową Twoich zleceń. W listopadzie 2023 jeden z naszych klientów wysłał takie zapytanie i okazało się, że jego obecny partner brał o 11% więcej niż średnia rynkowa dla transportów chłodniczych. Po krótkiej rozmowie i przedstawieniu faktów, dotychczasowy przewoźnik obniżył stawkę o 8%, co przy 124 transportach rocznie daje konkretną sumę w budżecie.

Pamiętaj, że najniższa cena to nie zawsze najlepszy wybór. Jeśli dostaniesz ofertę o 20% tańszą od innych, sprawdź wiarygodność takiej firmy. Najtańszy przewoźnik często nie przyjeżdża na czas, co widzieliśmy już wielokrotnie u klientów, którzy skusili się na nierealne oszczędności. W Qoladesign Supply Chain stawiamy na logistykę bez zbędnych ruchów – lepiej zapłacić uczciwą stawkę i mieć pewność, że towar dotrze do klienta w 48 godzin, niż oszczędzić 100 zł i stracić kontrakt przez opóźnienia.